Заказ поставщику: какие параметры необходимо учесть при расчете. Заказ поставщику. Ольга Правук

Заказ поставщику: какие параметры необходимо учесть при расчете


Заказ поставщику необходим нам для пополнения запаса на складе необходимых товаров. Пополнение запаса может происходить от поставщика, но может также происходить и с Центрального или Регионального склада вашей компании — в этом случае необходимо рассчитывать перемещение с этих складов. Расчет пополнения в обоих случаях одинаков. Дальше в тексте я буду все время говорить о заказе поставщика, но все, о чем я буду писать, справедливо и для перемещений.

Рассчитывается заказ поставщику в зависимости от метода пополнения, который мы выбираем. Он может быть простым, например, мы заказываем столько сколько и в прошлый раз. Да-да, именно так просто, но это не значит, что неправильно! Все нужно оценивать по результатам такого пополнения. Но может быть и намного сложнее, например, мы устанавливаем периодичность размещения заказа, но еще и отслеживаем минимальный остаток, ниже которого остаток не должен опускаться. В Теории ограничения пополнение осуществляется до величины буфера — это просто, но буфер необходимо рассчитывать. Подробно различные методы пополнения и расчета заказа поставщикам мы изучаем на курсе “Управление запасами: Как рассчитать заказ поставщику без дефицита и неликвидов”.

В этой статье я хочу перечислить параметры, которые необходимы для расчета заказа при любом методе пополнения запаса. 

  1. Сколько будет продано товара.

Определение будущей потребности по товарам, которые необходимо заказать — является самым важным при определении объема заказа. Это логично — ведь нам как раз и нужно заказать товар для продаж. Насколько правильно мы определим будущие продажи, настолько точным будет расчет заказа. При определении будущих продаж важно:

  • учитывать есть ли сезонность в продажах? Какая она? У всех ли товаров она одинаковая?
  • применять метод расчета будущей потребности — прогнозирование, который учитывает сезонность, тенденцию к росту или падению;
  • очищать статистику продаж от пиков продаж, акций и дефицита.

Помните! Одна из основных характеристик прогноза — он ошибочен всегда. Для улучшения качества расчетов важно отслеживать ошибку прогнозирования и учитывать ее при расчетах. Да, расчет по средним продажам — это тоже прогнозирование.

Предлагаю освоить метод расчета средневзвешенной продажи.

  1. Срок выполнения заказа.

Срок выполнения заказа — это время (обычно в днях, неделях или месяцах), которое, по нашим оценкам, уходит на пополнение запаса какого-либо товара из основного источника снабжения.

Важно! Срок выполнения заказа — это не срок поставки или “плечо доставки”. Это время от момента когда вы рассчитали заказ поставщику и до того, как товар прибыл на склад, разгружен, оприходован и готов к продаже.

Время, которое ушло на пополнение запаса в прошлом, часто дает точное представление о том, сколько понадобится времени на получение товара от поставщика в будущем, если заказ сделан сегодня. Однако, срок выполнения заказа часто меняется — это зависит и от поставщика, и от перевозчика, и от работы склада. Если мы не будем отслеживать срок выполнения заказа, не будем вести статистику по всем заказам — мы будем применять при расчетах неактуальные параметры, а значит, вероятны дефицит и излишки.

  1. Страховой запас

Страховой запас по каждой позиции – постоянная, неприкосновенная в нормальных условиях часть запасов, предназначенная для непрерывного снабжения потребителей в случае непредвиденных обстоятельств

Страховой запас защищает вас от дефицита товара в период ожидания пополнения запаса. Для чего нужна такая страховка?

Будущие продажи — это прогноз, основанный на прошлых показателях, коэффициенте(ах) тенденции и/или известном объеме будущего потребления. Фактическое потребление товара может быть больше или меньше. Страховой запас необходим в том случае, когда фактическое потребление превышает прогноз. Это страхование обеспечивает возможность выполнения заказов покупателей.

Срок выполнения заказа — это тоже прогноз, обычно основанный на данных о прошлых поставках. Иногда фактическое время выполнения заказа бывает больше прогнозируемого. Страховой запас предотвращает возникновение дефицита, когда на получение пополнения требуется больше времени, чем предполагалось.

Проверьте, применяете ли вы страховой запас при определении заказа поставщикам. Достаточно ли того страхового запаса, который вы закладываете? Знаете ли вы формулы, по которым определяются страховые запасы?

Со страховыми запасами есть две крайности — первая, когда его не устанавливают по товарам и не учитывают при расчете заказа поставщикам. Вторая же крайность — устанавливают большой объем страховых запасов, без расчетов. Большие страховые запасы помогают обеспечить наличие товаров и “покрыть” все возможные проблемы, но нужно помнить, что это мало оборачиваемый запас. Для их поддержания необходимо замораживать значительные суммы денег. Не каждая компания это может себе позволить, кроме этого, снижается рентабельность бизнеса.

Больше о страховых запасах можно узнать из моей статьи «Определение объема cтраховых запасов».

  1. Периодичность размещения заказа.

Какова периодичность размещения заказов по вашим поставщикам? От чего зависит эта периодичность? Есть ли закрепленный график размещения заказов поставщикам?

Важно помнить, что если у вас нет закрепленной периодичности размещения заказа, то с высокой степенью вероятности вы определяете необходимость подачи заказа поставщику “на глаз”. Это в свою очередь означает, что скорее всего, вы пропускаете по каким-нибудь товарам момент, когда нужно разместить заказ и по нему возможно будет дефицит.

  1. Товары в пути.

Проверьте, учитываете ли вы при расчете заказа поставщикам товары, который уже заказаны поставщику или находятся в пути. Не во всех компаниях эти товары отображаются в информационной системе, а значит, могут быть “потеряны” при расчетах.

  1. Остатки на складе.

Если в вашей компании есть проблемы с правильным отображением остатков товаров в информационной системе, то о качественных расчетах заказа поставщикам можно не говорить и не мечтать. Складской учет — это основа, фундамент управления запасами. “Мусор на входе — мусор на выходе”. Если вы базируетесь на неправильных данных, то нельзя ожидать качественных расчетов. Возможно, проблему качества складского учета самостоятельно вы не сможете решить, но быть инициатором этих изменений вы можете.  

Все эти параметры важны для расчета заказа поставщику и для пополнения запаса с центрального склада компании, ни один из них нельзя игнорировать. Конечно, если вы хотите получить хороший результат. А теперь проверьте по своим расчетам — используете ли вы все параметры при расчетах. Если нет — приглашаю вас на свой онлайн-курс “Управление запасами: Как рассчитать заказ поставщику без дефицита и неликвидов”, на котором мы научимся определять эти параметры и рассчитывать заказ поставщику.

Еще эту тему мы обсуждали на вебинаре ”Заказ поставщику: формула или интуиция?”

Были рассмотрены вопросы:

  • Заказ поставщику “по интуиции” — это добро или зло?
  • Что такое интуиция для менеджера по закупкам?
  • Достаточно ли одних расчетов по статистике для заказа поставщику без дефицитов и неликвидов.
  • Для чего нужны страховые запасы.
  • Почему важно знать точное значение срока выполнения заказа.

Примечание: Я подготовила запись вебинара ”Заказ поставщику: формула или интуиция?”. Оставьте в форме свой электронный адрес и получите запись.

С ЭТОЙ СТАТЬЁЙ ЧИТАЮТ: