Причина дефицита товаров: ненадежный поставщик

23 Июл Причина дефицита товаров: ненадежный поставщик

Posted at 20:14h in Статьи by Ульяна

Ранее я писала о том сколько “стоит” дефицит товара для компании. Вот ссылка на эту статью Дефицит товара: сколько стоит для компании 1% дефицита? Также я описала что можно сделать при возникновении дефицита в статье Дефицит товаров текущий и прогнозный: что делать?

По работе по избавлению от дефицита я писала, что основное, что необходимо делать, это выявлять причины почему они возникают. И далее уже работать с этими причинами. В этой статье я хочу рассказать об одной из распространенных причин — ненадежный поставщик.

Действительно, как бы мы не рассчитывали заказ поставщику, но если поставщик не выполняет заявку в полном объеме, у вас на складе будет дефицит. Под поставщиками следует подразумевать поставщиков, которые поставляют вам товары для продажи клиентам. Также поставщиком может являться производство как собственное, так и производство на аутсорсинге, когда сторонняя компания изготавливает для вас вашу продукцию. Кроме этого, поставщиком может быть компания, которая поставляет сырье и материалы для вашего производства.

Что такое ненадежность поставщика?

Под надежностью поставщика я подразумеваю и срок выполнения заказа, и «полнота» исполнения заказа, то есть какой процент из вашего заказа исполняют ваши поставщики. И тот и другой фактор влияют на то, будет ли дефицит в компании или нет. В первую очередь я рекомендую выявить насколько у вас надежные поставщики, или ненадежные. Да, скорее всего если вы работаете с ними, то вы примерно понимаете как часто поставщик не подтверждает наличие товара или задерживает отгрузку. Но этого недостаточно. Важно понимать и уровень насколько поставщик ненадежен. Для этого необходимо собирать статистику.

Что касается срока выполнения заказа, то здесь я рекомендую собирать статистику по длительности срока выполнения заказа по каждом поставщику, начиная с момента размещения заказа до момента оприходования на склад. Эту статистику можно собирать в Excel, но лучше если сбор будет настроен в вашей информационной системе в 1С.

Процент выполнения заказов

По показателю надежности процента выполнения заказов также нужно собирать данные, чтобы узнать какой реальный процент исполнения ваших заказов. Сам показатель несложный: нужно понимать какой процент из вашей заявки поставщик подтверждает. ТО есть мы сравниваем нашу заявку и потом сколько поставщик подтвердил или отгрузил по ней. Лучше этот показатель считать по общей стоимости заявки. Однако нужно понимать, что вручную в Excel собирать эти данные будет достаточно сложно, трудоемко, хотя и возможно. Я знаю компании, которые собирали таким образом статситику по заказам – в одном файле Excel по заявкам указывались даты и потом % исполнения. Но конечно лучшим решением сбора данных будет использование данных в информационной системе 1С. Однако для этого необходимо, чтобы по каждой заявке поставщику сохранялись данные каким был заказ изначально и какой заказ был отгружен поставщиком. В этом случае можно создать несложный отчет для расчета процента выполнения заказов по каждому поставщику.

Что дальше делаем с информацией о ненадежных поставщиках?

После сбора статистики по надежности поставщиков я рекомендую проанализировать саму величину процента отклонения. В первую очередь такой анализ лучше начинать с самых крупных поставщиков — по объему закупок/продаж. Скорее всего 100% исполнения заявок не будет ни у одного поставщика. Является ли это проблемой? Небольшой процент невыполнения на мой взгляд не является проблемой — 2-3% и даже 5% отклонений от заявки я считаю вполне нормальной некритичной ситуацией. Если поставщик с небольшими оборотами, занимает маленькую долю в вашем обороте, то и бОльший процент отклонения тоже является вполне нормальным.

Какие действия можно предпринять в случае если поставщик не полностью удовлетворяет ваши заявки? В этой ситуации помогают наличие альтернативных поставщиков, а также заказ товаров-аналогов. Их нужно искать на рынке, у вас должен быть подготовленный список таких поставщиков. Если основной поставщик не подтвердил какие-то позиции из вашей заявки, то их нужно сразу размещать у альтернативных поставщиков.

В этом случае дефицит не будет возникать, если у основного поставщика нет того или иного товара.
Если процент подтверждения заявок значительно ниже 100% и поставщик занимают большую долю в обороте, в этом случае могут помочь переговоры с поставщиком. Возможно в результате переговоров выявятся какие-то проблемы взаимодействия или проблемы внутри компании, которые возможно изменить. Такие мероприятия могут повысить уровень сервиса поставщика.

Если переговоры не дают результатов, то можно поменять полностью основного поставщика. Это имеет смысл если вы сможете найти более надежного поставщика, но при этом разница в цене не будет значительной. Если же поставщики на вашем рынке примерно все одинаковые с точки зрения надежности, то вам остается только постоянно перехватывать у разных поставщиков товар из наличия. Если же у всех постоянно товара нет, то я рекомендую в этом случае по самым ходовым создать увеличенный страховой запас для предотвращения дефицита по ним. Такую ситуация я наблюдала например на рынке японских товаров: бытовая химия, товары личной гигиены, а также раскраски и товары для творчества. Насколько я поняла поставки из Японии очень непредсказуемые и на этом рынке часто возникает дефицит товара.

Если вы хотите для своей компании выявить причины дефицита, вы можете записаться на бесплатный экспресс-аудит. За 45 минут мы разберем ситуацию в вашей компании и определим шаги для снижения дефицита. В рамках экпресс-аудита разберем: