Дефицит товаров текущий и прогнозный: что делать?

Дефицит товаров текущий и прогноенный: что делать?

24 Май Дефицит товаров текущий и прогнозный: что делать?

Posted at 20:52h in Статьи by admin

Вред и стоимость потерь от дефицита я описывала в своей статье Дефицит товара: сколько стоит для компании 1% дефицита?. Теперь давайте обсудим что же делать с дефицитом товаров, как можно уменьшить этот вред. В своей практике работы с компаниями я предлагаю разделять уже случившийся дефицит, когда товара уже нет на складе, и дефицит, который может случиться в будущем. Текущий или Операционный дефицит – это тот дефицит, который уже есть на складе и прогнозный дефицит – это тот дефицит, который будет через некоторое время.

Для чего рекомендую разделять?

Это связано с тем, что для снижения вреда от дефицита применяются разные мероприятия. Дело в том, что когда дефицит уже наступил, когда товара нет на складе, то вариантов что-то сделать в этой ситуации очень мало. Единственный вариант — это заказать товар у того поставщика, который находится где-то рядом, чтобы быстро восполнить дефицит. Да, конечно, у такого поставщика цена может быть не особо выгодной, и такая продажа может не принести прибыли, но самое главное, чтобы спрос вашего клиента был удовлетворен и клиент не ушел к другому поставщику, к вашему конкуренту.

Не всегда есть возможность быстро перекупить необходимый товар — такие поставщики не всегда есть поблизости. Зачастую бывает даже так, что товар перекупается у компании-конкурента, и это вполне нормально и очень хорошо, когда есть такая возможность. Чтобы таким образом закрыть свой дефицит у вас в компании должен быть обязательно подготовлен заранее список таких поставщиков, конкурентов, у которых можно перекупать товар.

Сразу скажу, что не по всем товарам будет такая возможность, но даже если у вас по части ассортимента будет проработан список “быстрых” поставщиков, вы будете меньше терять денег в случае дефицита на складе. В первую очередь конечно необходимо проработать список близких поставщиков по товарам категории «А».

Если списка альтернативных поставщиков нет, то на практике менеджеры по продажам сами ищут, где можно быстро перекупить тот или иной товар, поскольку они заинтересованы в том, чтобы клиент был удовлетворен. Я работала с одной крупной торговой компанией, их руководитель продаж говорил: «Мы делаем все, чтобы у клиента даже не возникла мысль искать другого поставщика, тем более закупить у него». В этой компании зачастую именно менеджер по продажам искал быструю поставку.

Прогнозный дефицит

Безусловно, если бы дефицит был выявлен на ранних стадиях, то вариантов замены поставщика по выгодной цене или товара-аналога было бы больше. Так, например, если по прогнозному дефициту мы выявили, что у нас через две-три недели возникнет дефицит по тому или иному товару, то мы можем купить товар у альтернативного или дополнительного поставщика или закупить товар-аналог. В этом случае у менеджера по закупке есть больше времени, для того чтобы найти альтернативу товара или поставщика и успеть докупить необходимый объем товара.

Как можно выявить прогнозный остаток? Для его выявления нужно определить какие продажи ожидаются в будущем. В 1с есть информация о будущих поставках в виде документов Заказ поставщику. Поэтому в 1с можно создать инструмент по расчету прогнозного остатка на будущие периоды. Этот отчет помогает выявить те товары, по которым будущие остатки будут отрицательными, то есть будет дефицит. Чтобы построить такой инструмент, необходимо, чтобы в компании был прогноз продаж или план продаж, и он был бы внесен в информационную систему. В случае, если в компании нет практики расчета будущих продаж, то их можно рассчитывать как средние продажи.

Нужно отметить, что только информации о том, что в будущем будет дефицит недостаточно. Необходимо, что бы с этой информацией работали или менеджеры по закупкам или категорийные менеджеры. Для этого необходимо закрепить ответственность за дефицит за ними.

Что можно сделать в случае выявления прогнозного дефицита?

Во-первых, можно организовать ускоренную доставку от поставщика, если это возможно., Если нет такой возможности, то необходимо заказать ее у альтернативного поставщика или заказать товар-аналог. Конечно, список таких поставщиков и товаров-аналогов должны заранее быть проработаны. Это в идеале, но к нему нужно стремиться.

В крупных компаниях, где функции категорийных менеджеров и менеджеров по закупкам или логистики разделены, работой по поиску альтернативных поставщиков занимаются категорийные менеджеры, а уже по их информации менеджеры по закупкам размещают заказ у альтернативных поставщиков в случае дефицита у основного поставщика. Если же в компании категорийных менеджеров нет, то работу по поиску альтернативных поставщиков и товаров-аналогов должны выполнить менеджеры по закупкам.

Для того чтобы в будущем не было проблем с дефицитом, также нужно, чтобы в компании в процессе закупок была такая операция как анализ подтвержденного заказа от поставщика. То есть, когда менеджер по закупкам размещает рассчитанный заказ поставщику, а поставщик в ответ присылает подтвержденный заказ в виде счета, менеджер по закупкам должен оценить вся ли продукция подтверждена поставщиком. Если основной поставщик что-либо не подтвердил, то менеджер по закупкам сразу же должен разместить заказ у альтернативного поставщика или заказ на товары-аналоги.

С помощью этих мероприятий можно снизить негативный эффект от дефицита товаров. Еще больший результат можно получить если выявлять причины возникновения дефицита и проводить мероприятия по избавлению от этих причин.

Если вы хотите для своей компании выявить причины дефицита, вы можете записаться на бесплатный экспресс-аудит. За 45 минут мы разберем ситуацию в вашей компании и определим шаги для снижения дефицита. В рамках экпресс-аудита разберем: