Страховой запас: Топ-5 ошибок при расчете и применении страховых запасов - Ольга Правук. Управление запасами: семинары, консультации

Страховой запас: Топ-5 ошибок при расчете и применении страховых запасов. Страховые запасы. Ольга Правук

09 Июл Страховой запас: Топ-5 ошибок при расчете и применении страховых запасов

Posted at 19:16h in Статьи by Olga

Я подготовила для вас подборку ТОП-5 ошибок в расчете и применении страхового запаса. В этом письме познакомлю вас с тремя первыми ошибками.

Ошибка №1. Это ошибка заключается в том, чтобы вообще не применять страховой запас при расчете заказа поставщику или при пополнении запаса на внутренний склад с центрального. Почему это ошибка? Зачем нужен страховой запас? Дело в том, что страховой запас в управлении запасами страхует колебания в продажах и колебания срока выполнения заказа. Срок выполнения заказа это непостоянная величина. Она может меняться, и для того, чтобы хватало товара, на случай, если происходит задержка в поставке, необходима страховка в виде страхового запаса.

И точно также с продажами. Они никогда не бывают постоянными, они ежедневно колеблются и, чтобы хватило товаров, в случае если продажи увеличиваются, необходима страховка в виде страхового запаса. Но страховой запас еще страхует, если вы работаете с ненадежным поставщиком, у которого часто бывает дефицит, а также, в случае, если присутствует дефицит в этом товаре на рынке вообще. Что будет если не применять страховой запас в расчете пополнения запаса? Будет дефицит в компании. В настоящее время это самое нежелательное явление по запасам, потому что дефицит в компании приводит не только к потере продаж и прибыли, но и к потере клиентов.

Ошибка №2. Следующая ошибка, ошибка №2 – она противоположна первой. Если в первом случае страховые запасы вообще не рассчитывают и применяют при расчетах пополнения запасов, то вторая ошибка, это другая крайность, когда все возможные проблемы, риски, «неизвестности» покрывают страховыми запасами. То есть компания поддерживает большие запасы – намного больше, чем нужно. Таким образом, страхуют “на всякий случай” все проблемы и риски, чтобы не было дефицита, и товара всегда хватало для клиентов.

Почему это происходит? дело в том, что на сегодняшний момент на большинстве рынков высокая конкуренция, и собственники и руководители требуют от закупок и логистики, чтобы товары были в наличии. Поэтому менеджеры этих отделов в первую очередь в первую очередь сфокусированы на том, чтобы выполнять это требование. Почему большие запасы это плохо и к чему это приводит? Первое, это то, что в больших запасах замораживаются оборотные средства, которые нужны для новых закупок. Если не контролировать использование страховых запасов, то рано или поздно в компании не будет хватать оборотных средств для закупки востребованных товаров, а это в свою очередь приведет к дефициту товара, что является самым нежелательным явлением на данный момент. Поскольку дефицит может привести не только к потере продаж, но и к уходу клиента.

Ошибка №3. Она связана с тем, что к расчету страховых запасов по всем товарам относятся одинаково. То есть применяется одинаковый расчет и параметры. Например, часто встречается такой подход, что по товарам, которые доставляются из Китая, устанавливается страховой запас в размере одного месяца продаж. При расчете заказа поставщику эту величину умножают на средние продажи или прогноз по продажам.

В чем проблема при таком подходе? Напомню, что страховой запас создается для покрытия колебаний по сроку выполнения заказа и для покрытия колебаний по продажам. Если товары поставляются от одного поставщика, то логично предположить, что у них одинаковые колебания по сроку выполнения заказа. Но вот колебания в продажах у товаров разные, и в этом случае, если мы устанавливаем для всех товаров одинаковый страховой запас, то для каких-то товаров он будет излишний, а для каких-то – недостаточный. Это зависит от стабильности продаж. Для стабильных продаж, так товаров группы «Х», возможно, что размер страхового запаса будет излишний, но для товаров со значительным колебанием спроса, такая величина будет незначительная, а значит, по ним будет дефицит.

Еще одна ошибка из этого разряда. При расчете страхового запаса по среднеквадратичному отклонению в формуле учитывается уровень сервиса, который существенно влияет на величину страхового запаса. Так вот ошибкой является то, что для всех товаров устанавливается единый уровень сервиса. Необходимо устанавливать величину уровня сервиса по категориям АВС. Для категории А лучше устанавливать уровень сервиса выше,, чем для категорий В и С.

Почему необходимо так делать? Потому что нужно помнить, что страховые запасы это вложение денег компании и в товары категории «А» деньги вкладывать выгоднее, чем в товары категории «С». Запасы категории «А» это ликвидные запасы, они востребованы и дефицит по категории «А» намного «болезненнее» сказывается, чем дефицит по категории «С». Поэтому при расчете страховых запасов по среднеквадратичному отклонению необходимо устанавливать уровень сервиса для товаров категории А выше, чем для остальных категорий

Ошибка №4. Ошибка 4 заключается в том, что после расчета и установки страховых запасах не оцениваются и не анализируются результаты по запасам и по показателям эффективности управления запасами. То есть ошибкой является то, что мы, один раз рассчитали страховые запасы, применив какую-то выбранную методику (а методик для расчета страховых запасов несколько), не оценили, как эти страховые запасы влияют на эффективное управление запасами.

Как же нужно оценивать? Необходимо помнить, что страховые запасы создаются для того, чтобы выполнять свою основную цель – это обеспечивать заказы клиентов при минимальных затратах на содержание запасов и их транспортировку. А также то, что страховые запасы это малооборачиваемые запасы, то есть это замороженные деньги. Таким образом, страховые запасы должны выполнять следующую роль – обеспечить удовлетворение заказов клиентов, и при этом вложения в замороженные деньги должны стремиться к уменьшению.

Как нужно организовать процесс? Мы выбираем методику для расчета страховых запасов, рассчитываем их, используем их при расчете заказа поставщику или заказе на производство или при расчете перемещения с центрального склада. Затем через некоторое время отслеживаем, что у нас происходит с показателями обеспеченности запасов и оборачиваемости. Если в течение выбранного установленного периода эти показатели неудовлетворительные, то необходимо возвращаться к пересмотру страхового запаса, меняя методику и подходы к расчету страхового запаса: или в сторону увеличения, если наблюдался дефицит или в сторону оптимизации и уменьшения вложенных замороженных средств, если показатель обеспеченности был в норме, а оборачиваемость наоборот была выше нормы.

Ошибка №5. Ошибка номер 5 заключается в том, что нет понимания целей создания страховых запасов. Дело в том, что страховые запасы создаются с разными целями. В величину страхового запаса могут быть заложены:

покрытие колебаний по сроку выполнения заказа,
покрытие и страхование колебания продаж,
покрытие риска дефицита товара у поставщиков.

Также могут быть добавлены и другие риски, например, страховой запас, который создается с целью покрытия риска возникновения дефицита запаса на рынке. Это явление сейчас происходит достаточно часто на разных рынках после пандемии. Практически во всех компаниях я сталкиваюсь с тем, что в той или иной области есть дефицит по каким-либо видам сырья и товаров.

Если не разделять страховой запас по целям создания, то не будет возможности управлять этой величиной. Задача при работе со страховым запасом, это управление им, понимание того, почему мы создаем тот или иной запас, каким образом он рассчитывается, каким образом контролировать его и оценивать, как величина страхового запаса влияет на показатели эффективности управления запасами.

Для того, чтобы помочь вам выявить ошибки при расчете страховых запасов, сроков выполнения заказа и заказа поставщикам, я подготовила новый формат:

Консультация по Аудиту расчета заказа поставщикам

На какие вопросы можно получить ответы на консультации:

какой алгоритм расчета заказа поставщику лучше использовать в вашей компании, чтобы не было дефицита и больших излишних запасов
Как рассчитывать параметры для расчета заказа: срок выполнения заказа, страховой запас.
каковы возможные причины дефицита по товарам
что нужно изменить в расчете заказа, чтобы не было больших излишних остатков

Длительность такой консультации: 1,5-2 часа.
Кому будет полезна такая консультация: