Дефицит товаров и резервы под клиентов. Дефицит товаров. Ольга Правук

Дефицит товаров и резервы под клиентов

Компании часто назначают ответственными за дефицит товаров компании (за отсутствие дефицита) специалистов по закупкам/логистике, которые делают расчёт заказа поставщику. Но ведь не всегда на отсутствие товара, на дефицит влияют менеджеры по закупке и логистике. Да, они должны закупить и привезти товара достаточно, но не всегда дефицит на складе по причине плохого расчета заказа поставщику.

В каких случаях? Например, если появляется клиент, который покупает очень большое количество товара, ранее таких продаж не было или ранее этот клиент не покупал в компании. Вторая ситуация – менеджер по закупкам/логистике всё рассчитал, всё привёз, всё было на складе, а менеджеры по продажам зарезервировали весть товар под своих клиентов и ждут, когда те оплатят и заберут этот товар. Так может проходить неделя, две, а зачастую и месяц. Эти резервы не освобождаются, и может оказаться так, что товар фактически есть на складе, но на свободных остатках товара нет. То есть по факту для продаж этот товар в дефиците – его нет для других клиентов.

Действительно, какая здесь вина и ответственность менеджера по закупкам/ логистике? Он сделал всё правильно. Получается, что не нужно назначать менеджера по закупкам ответственными за дефицит, за обеспеченность товаром? Или возможно сделать какое-то разделение – в этих случаях он отвечает, в этих – не отвечает? Что лучше и логичнее сделать? Давайте порассуждаем.

Компании выгодно, чтобы товар был на складе, чтобы продажи были обеспечены наличием товара, но при этом не огромными, а оптимальными запасами. Для того чтобы достичь какого-либо результата, нужно чтобы человек, который отвечает за этот результат, контролировал ситуацию по этому процессу. Иначе любая цель будет недостижима. Действительно логично, что за дефицит, за то, чтобы товар был в наличии, назначать ответственными именно людей, которые покупают и привозят этот товар. Но необходимо чётко понимать, что менеджер по закупкам влияет на расчёт. То как он его сделает, насколько качественно он его сделает, учтёт все нюансы, но при этом есть ситуации где он не влияет напрямую. Может ли он что-либо сделать в этом случае? Да, может. Он может разобраться с причинами появления дефицита. И если выявленные причины связаны каким-то образом с клиентами, то быть инициатором, предлагать инициативы по изменению бизнес-процессов, по изменению взаимоотношению с клиентами с той точки зрения, чтобы и клиенты были удовлетворены, и при этом компания не теряла прибыль в случае замораживания денег.

Давайте рассмотрим на примере, какие могут быть предложения, инициативы от менеджера по закупкам или логистики. Например, в случае если менеджеры по продажам долго держат резервы под заказы своих клиентов. Это замораживает деньги и более того это приводит к дефициту товара для других менеджеров по продажам, другим клиентам. Здесь необходимо сделать предложение об установлении определённых регламентов, правил. Это правило заключается в том, чтобы в резерве товар не держался дольше, чем в среднем необходимо чтобы клиент принял решение о покупке. То есть не дольше, чем длится цикл сделки. По моим наблюдениям эта длительность может быть разная для различных компаний: и три дня, может быть и семь дней, может быть и десять дней, но обязательно нужно изучать, как происходит цикл продажи в компании, чтобы установить этот норматив. Далее устанавливается правило, что сделанный резерв по истечении установленного нормативного срока, например, семь дней, закрывается и товар, который был зарезервирован, уходит на свободные остатки. При этом менеджер по продажам имеет право повторно сделать резерв, в случае если это подтверждено каким-то действием с клиентом. Например, менеджер по продажам позвонил и узнал, что клиент действительно собирается покупать товар – он через три дня оплатит, и будет отгружать. В этом случае менеджер по продажам делает повторный резерв под этого клиента. В случае если же клиент не подтверждает, то дальше резерв не возобновляется.

Для чего нужен этот процесс? Для того чтобы не возникало такой ситуации, когда менеджер по продажам вообще забыл, что он делал резерв под какого-то клиента и этот резерв продолжает «висеть». Как раз в этом помогает установка такого срока действия резерва. В результате такого подхода может получиться, что товары действительно не будут излишне резервироваться. Они будут попадать на свободные остатки для других клиентов. Но при этом сам по себе резерв будет выполнять свою настоящую роль – снять со свободных остатков тот товар, который клиент хочет купить и таким образом обеспечить наличие товара для этого клиента после того, как он его оплатит.  Роль его в том, чтобы зарезервировать товар, который реально перейдёт в продажи.

Есть очень важный момент в этом процессе – это ответственность менеджеров, насколько обоснованно они будут продлевать те резервы, которые они сделали под своих клиентов. Само по себе правило, о том, что резерв хранится только семь дней, установить несложно – это делается автоматизировано в 1С, сложнее наладить дисциплину, чтобы менеджеры по продажам не делали просто так резервы заново. Здесь очень важно установить именно административную ответственность за то, что менеджеры по продажам не должны просто так продлевать резервы без согласования с клиентом дат оплаты и отгрузки. Но практика показывает, что в некоторых компаниях это легко получается, а в некоторых не получается вовсе. Например, я знаю компании, где введение такого правила привело к тому, что оно помогло освобождать действительно ненужные резервы, а в другой компании – это привело к тому что менеджеры по продажам, каждый день приходя на работу, и час-два своего времени просто тратят на то, чтобы продублировать резервы. Здесь очень важно то, как именно в компании налажена ответственность менеджеров. В некоторых компаниях для этого достаточно только предупреждения и установки правил. В некоторых – необходимо штрафовать менеджера за то, что продлеваются резервы и «держится» товар без подтверждения от клиентов о готовности оплатить.

В любом случае очень важно, чтобы все понимали, и менеджер по продажам в первую очередь, что это делается на благо компании, а не просто какое-то ограничение, которое нужно обойти. Важно чтобы они понимали – для компании выгоднее продавать товар, который есть на складе тем, у кого есть деньги, кто готов купить, а так же выгодно чтобы деньги «работали», приносили прибыль, а не были заморожены в резервах.

Если вы хотите разобраться с тем, по каким причинам возникает дефицит в вашей компании, и предотвратить его возникновения в будущем, вы можете разобраться с этим вопросам по материалам моего вебинара “Дефицит товара: как предотвратить появление?”

Я собрала в одном вебинаре 14 (четырнадцать)! причин возникновения дефицита.

Вебинар продается в записи. Стоимость вебинара 890 рублей.
Подробное описание вебинара и оплата

Отзывы о вебинаре участников:

Роман П., менеджер ПАО «КАМАЗ»

Все было класс!!! Что было наиболее полезным? Мне про большие периоды понравилось, что надо их делать меньше при анализе.

Нина Д., Санкт-Петербург

Спасибо огромное! Были выявлены причины дефицита, о которых я даже не подозревала: например про риски и показатели удовлетворения спроса

Людмила К., Москва

Весь материал очень подробный! Понравилось про причину №5 – большие периоды, причину № 8 – не отслеживаются показатели дефицита, причину № 9 – не контролируется наличие товаров группы А