14 Дек Автоматизация управления запасами: 5 причин автоматизировать расчет заказа поставщикам и пополнение складов
Автоматизация расчетов пополнения является неотъемлемой частью управления запасами и закупок. Связано это не только с тем, что большие объемы расчетов невозможно сделать вручную, но и с тем, что «ручные» расчеты зачастую приводят к ошибкам. Кроме того, есть и другие причины в необходимости выбора в пользу автоматизации расчетов пополнения запасов, и далее я о них расскажу.
Первая причина: автоматизация расчетов позволяет улучшить качество расчетов
Действительно, автоматизация расчетов пополнения запасов позволяет улучшить качество расчетов самих расчетов, а значит и качество запасов в компании. В результате ошибок в расчетах появляются излишки товаров или нехватка. В ручных расчетах присутствуют: ошибки человеческого фактора, ошибки в самих данных, а также механические ошибки. Что означает человеческий фактор? Подразумевается подготовка сотрудника, его знания и опыт – безусловно, опытный менеджер при расчетах вручную может делать достаточно точные расчеты. Конечно, автоматизация расчетов позволяет уменьшить количество таких ошибок.
Вторая причина: повышение производительности труда
Автоматизация расчетов позволяет повысить производительность труда сотрудников. Что это означает для компании? Ручные расчеты требуют больше внимания и рабочего времени сотрудников. Чем больше количество товаров, тем больше времени необходимо для расчетов. Если компания увеличивает свой ассортимент, увеличивает обороты, то требуется большее число сотрудников, что приводит к дополнительным затратам. Таким образом, получается, что если мы автоматизируем расчеты, то при увеличении оборотов компании не понадобятся дополнительные средства для найма сотрудников.
Проблема еще в том, что найм новых сотрудников это не только дополнительные затраты, сложность еще и в самом наличии на рынке таких сотрудников. Все, кто сталкивался с этим вопросом, знают, что найти менеджера по закупкам непросто, особенно в регионах. Зачастую приходится брать неопытного человека и его обучать с нуля.
Кроме этого, при ручном расчете человеку необходимо держать в голове большое количество информации и проводить расчеты в уме. Как это происходит: менеджер по закупкам или логистике смотрит на остатки и, зная примерные продажи, может оценить, нужно ли делать заказ и его объем, или нет. Получается, что свой мощный инструмент – мозг, человек использует для хранения информации, которую уже содержит информационная система компании. Если сделать автоматизированный инструмент для расчета, то человеку не нужно будет держать в голове столько информации, и он сможет использовать свой мозг для более сложных задач, например, для анализа полученных результатов или для анализа статистики, что позволит принять более взвешенные решения.
Третья причина: возможность делегирования функций
Автоматизация расчетов позволяет делегировать функции расчета заказа другим сотрудникам, обучать новых сотрудников или сотрудников с меньшим опытом. Зачастую при отсутствии автоматизации расчет заказа производится экспертным методом. То есть когда менеджер по закупкам смотрит на остатки, зная и помня обычные продажи по этому товару, особенности по клиентам, он каким-то образом делает заказ. И у опытных сотрудников такой способ заказа может дать хороший результат. Я встречала на своих семинарах менеджеров по закупкам, которые говорили о том, насколько хорошо они знают свои товары, что их можно разбудить среди ночи, сказать количество остатков на складе, и они сразу четко скажут, что нужно заказать.
Действительно, у опытных сотрудников может прекрасно получаться работать таким образом. Проблемы возникают тогда, когда компания увеличивается, и уже одного такого опытного сотрудника недостаточно. Когда появляются новые сотрудники, возникают сложности с передачей таких навыков. Опыт невозможно просто вынуть из головы и передать другому человеку. Ведь он нарабатывается на ошибках, а ошибки – это неликвиды, излишки, потеря продаж. То есть для компании наработка такого опыта может дорого обернуться. Если же в автоматизацию включить опыт сотрудника, то можно сказать, что с помощью автоматизации опыт клонируется. Для того чтобы автоматизировать какой-то опыт, необходимо его переложить в некий алгоритм, и тогда других сотрудников можно научить именно алгоритму.
Четвертая причина: автоматизация расчетов — гарантия их точности
Автоматизация расчета заказа может повысить гарантию, что его производят по лучшей методике. Если в компании нет стандартизации и автоматизации расчета заказа, то каждый менеджер по закупкам рассчитывает заказ с учетом своей экспертности, своего опыта. Здесь проблема в том, что у кого-то действительно хорошие знания товара, продаж, методики расчета и у него отлично получается, но нет гарантии, что другие менеджеры имеют опыт и знания на том же уровне. Когда мы закладываем в автоматизацию опыт лучших сотрудников, созданный инструмент позволяет обеспечить своей компании стандартизацию и автоматизацию расчетов. Это гарантирует, что используются наилучшие практики, а значит, качество расчетов и запасов будет лучше, не будет потерь продаж и замораживания денег в излишках.
Пятая причина: автоматизация расчетов позволяет быстрее принимать управленческие решения
Автоматизация позволяет собрать все необходимые данные для принятия решения. Чаще всего для автоматизированных расчетов данные из разных таблиц: о продажах, о поставках, о заказах поставщикам, о заказах клиентов и другая дополнительная информация сводятся в одну общую таблицу. Эта объединенная информация позволяет принять управленческое решение по объему и размещению заказа у поставщика. При отсутствии автоматизации решения чаще всего принимаются только по остаткам на складе.
Копирование статьи возможно только вместе с этим текстом, с обязательным указанием автора, и ссылки на первоисточник: https://uppravuk.net/