04 Дек Заказ поставщику: Почему сложно рассчитать заказ поставщику без дефицита и неликвидов
Заказ поставщику без дефицита и неликвидов — ежедневная задача службы закупок. Казалось бы, что может быть проще: посчитать, сколько продали, сколько осталось на складе, и заказать нужный объём. Однако на практике всё оказывается гораздо сложнее. Любой специалист по закупкам подтвердит: добиться того, чтобы не было ни дефицитов, ни неликвидов, — крайне непросто.
А ведь для компании и для ее владельца ошибки в заказах поставщикам означают либо замороженные деньги в запасах, либо потерю продаж из-за отсутствия товара.
Сложность №1. Неопределённость спроса
Первая причина, почему расчёт заказа — это всегда вызов, — в том, что спрос клиента в будущем всегда неопределён.
Мы можем сколько угодно изучать продажи прошлых периодов: графики, тренды, сезонность. Но будущее — никогда не бывает точной копией прошлого. Да, мы рассчитываем прогноз на будущее, но в основе прогнозирования лежит предположение, что прошлое повторится. Чаще всего бизнес-среда меняется: появляются новые конкуренты, акции, скидки, погода, курс валюты, тренды. Всё это влияет на продажи, и предсказать эти изменения точно невозможно. Частота изменений бизнес-среды значительно увеличивается в последние годы. “Черный лебедь” уже часты гость, а не диковинка.
Поэтому, когда закупщик делает заказ поставщику, он всегда делает ставку на вероятность: «скорее всего, будет продаваться так же». И это «скорее всего» — источник всех рисков. Иногда товар действительно продается стабильно, и тогда расчёт по статистике работает. Но таких товаров, если быть честными, — немного. В большинстве случаев спрос ведёт себя неравномерно: всплески, падения, редкие продажи. И в этом — первая причина появления либо дефицита, либо излишков.
Сложность №2. Неопределённость сроков поставки
Вторая переменная, которая добавляет неопределённости, — срок поставки.
Когда мы рассчитываем заказ, нам необходимо учесть, за сколько дней или недель поставщик привезёт нам товар.
Но и здесь расчёт опирается только на прошлый опыт: на статистику прошлых поставок.
А что будет в будущем? Машина может задержаться на границе, произойти сбой на производстве, поломка транспорта, праздничные дни, человеческий фактор — всё это способно увеличить срок поставки на несколько дней или недель.
И если спрос в этот момент окажется выше ожиданий, а поставка задержится, возникает дефицит и потери продаж.
Если же, наоборот, спрос упадёт, а поставка придёт вовремя — получаем излишки.
То есть даже если формула расчёта идеальна, реальность всегда добавляет элемент случайности.
Чем длиннее срок поставки, тем выше риск ошибки. Именно поэтому компании с локальными поставщиками сталкиваются с меньшими отклонениями, чем те, кто работает с производствами в Китае или других странах.
Сложность №3. Двойственная природа запасов
Запасы — это не просто цифры в отчёте. У них есть двойственная сущность, и понимать её — ключ к осознанному управлению.
С одной стороны, если запасов много — это вроде бы хорошо. Мы можем удовлетворить любой спрос клиента, быстро отгрузить, не теряем выручку, растёт прибыль. Но за это «хорошо» компания платит дорогую цену:
— деньги заморожены в товаре,
— растут расходы на хранение,
— увеличиваются риски неликвидов, особенно если спрос изменится.
С другой стороны, если запасов мало — мы экономим. Меньше замороженных средств, ниже затраты на склад, лучше показатели оборачиваемости. Но при этом возникает другая опасность — дефицит. Товар закончился, клиент ушёл, выручка потеряна.
И получается парадокс: и рост запасов, и их сокращение имеют как плюсы, так и минусы. Поэтому нельзя однозначно сказать, что много — плохо, а мало — хорошо. В отличие от такого показателя, например, как прибыль — с ним все понятно, чем больше, тем лучше. Всё зависит от того, выполняет ли запас свою основную цель создания — удовлетворять спрос клиента при минимальных затратах.
На практике это означает, что в управлении запасами всегда приходится искать баланс между двумя полюсами:
— излишками (деньги заморожены, оборачиваемость падает) и
— дефицитами (продажи теряются, репутация страдает).
Всё усложняется ещё и тем, что правильный баланс запасов зависит от стратегии компании. Например:
- при активном росте дефициты недопустимы — компании чаще работают с повышенным уровнем запасов;
- при выходе из сезона наоборот — лучше допустить дефицит, чем остаться с нераспроданными остатками».
Сложность №4. Недооценка системного подхода
Многие компании до сих пор рассчитывают заказ вручную — в таблицах, в которые данные заносятся из разных источников.
Такой подход неизбежно приводит к ошибкам: человеческий фактор, устаревшие данные, визуальные оценки.
Закупщик «на глаз» решает, что товара «мало» или «много», — а в итоге система превращается в череду хаотичных решений.
Но расчёт заказа — это не интуиция, а регулярный процесс, где важна точная логика, формула и автоматизация.
Без этого трудно обеспечить устойчивость: каждое решение тогда зависит от конкретного человека, а не от прозрачных правил.
Сложность №5. Многообразие методов расчёта
Ещё одна причина, почему расчёт заказов вызывает трудности, — в том, что существует несколько моделей пополнения запасов. А от выбранной модели зависят ответы на основные вопросы: “Сколько заказывать?” и “Когда заказывать”.
Есть простые и более сложные методы, но подходы к расчетам заказа поставщикам в них различаются. Например в модели с фиксированным объёмом заказа — заказ размещается когда остаток достиг “точки заказа” и каждый раз заказывается фиксированное количество. Но “точку заказа” нужно все время пересчитывать. В отличие от этой модели, в моделм с фиксированным интервалом между заказами — заказ размещается через фиксированные промежутки времени, но заказ все время перессчитывается по формуле с учетом остатков и будущих продаж.
То есть нет единой правильной, “идеальной” формулы. Нужно знать какая модель пополнения запасов лучше подходит товару, и применять соответствующие расчеты.
Сложность №6. Разные контуры пополнения
Важно понимать, что расчёт заказа поставщику — это частный случай более широкого процесса — пополнения запасов.
В компании запасы могут пополняться не только от внешнего поставщика, но и между своими складами:
- между центральным и розничными,
- между филиалами,
- от собственного производства,
- может быть комплектация на складе.
Все это процессы пополнения. По своей сути, логика расчёта остаётся одной и той же — спрогнозировать, сколько нужно в будущем, учесть срок поставки, и пополнить до целевого уровня.
Однако для того, чтобы рассчитать заказ поставщику необходимо понимать схему материального потока компании, и учитывать ее особенности при расчетах заказов поставщикам.
Итого: почему так сложно заказывать товар без дефицита и неликвидов
Расчёт заказа поставщику — это не простой арифметический подсчёт продаж и остатков. Это работа в условиях постоянной неопределённости и множества взаимосвязанных факторов.
Компании сталкиваются сразу с несколькими системными сложностями:
- Спрос невозможно предсказать точно — рынок, конкуренция и поведение клиентов постоянно меняются.
- Сроки поставок нестабильны, особенно при дальних поставках, что усиливает риски как дефицита, так и излишков.
- Запасы имеют двойственную природу — они одновременно защищают от потери продаж и замораживают деньги.
- Отсутствие системного подхода приводит к решениям «на глаз», ошибкам в данных и хаотичным заказам.
- Существуют разные модели пополнения, и универсальной формулы расчёта не бывает — метод должен подбираться под тип товара, рынок и стратегию компании.
- Расчёт заказа — часть более сложной системы управления материальным потоком, где важно учитывать все контуры пополнения запасов внутри компании.
В совокупности все эти факторы делают задачу расчёта заказа одной из самых сложных и ответственных в управлении бизнесом.
Заключение
Ошибки в заказах поставщикам — это прямые потери денег для компании.
- Дефицит означает упущенную выручку, потерю клиентов и репутации.
- Излишки — это замороженные оборотные средства, рост складских затрат и неликвиды, которые часто приходится продавать с дисконтом или списывать.
На первый взгляд кажется, что ошибка в заказе — это просто «неудача в расчётах». На деле это всегда финансовый результат: потерянные миллионы на складах и упущенной прибыли.
Именно поэтому работа с запасами не может строиться на интуиции и «опыте конкретного закупщика». Управление запасами — это профессиональная компетенция, включающая:
- понимание моделей пополнения,
- навыки прогнозирования спроса,
- работу со сроками поставок и страховыми запасами,
- системные расчёты и автоматизацию процессов.
Только освоив эти знания и выстроив системный подход к управлению запасами, компания получает возможность перестать терять деньги на ошибках закупок и превратить запасы из «замороженных средств» в работающий источник роста прибыли и устойчивости бизнеса.
Копирование статьи возможно только вместе с этим текстом, с обязательным указанием автора, и ссылки на первоисточник: https://uppravuk.net/