Управление запасами: что делать с фиктивными резервами. Управление запасами без дефицита. Ольга Правук

Управление запасами: что делать с фиктивными резервами

Вы знакомы с таким явлением как фиктивные резервы? Я думаю, что некоторые из вас ответят, что знакомы, некоторые — нет. Действительно, это явление постепенно уходит из торговых компаний, лет пять-шесть назад это было обычное явление, а сейчас я встречаю уже редко. Однако всё равно встречается, поэтому я решила написать некоторые рекомендации. Потому что в этом случае управление запасами без дефицита и неликвидов невозможно.

В первую очередь, хотела ответить на вопрос: что это за явление — фиктивные резервы? Фиктивные резервы создают менеджеры по продажам с целью отгрузки своим клиентам.  Зная, что бывает дефицит на складе, менеджеры по продажам хотят перестраховаться, и они делают такой резерв под несуществующий заказ, под какого-либо клиента, как будто бы этот заказ существует, фактически же заказа нет. Цель этого резервирования – обеспечить отгрузки своим клиентам на тот случай если они обратятся, а в компании не будет того или иного товара. И, казалось бы, неплохая цель, но в результате это приводит, к тому, что на свободных остатках товара становится меньше, при этом товар физически на складе находится, и другие менеджеры не могут отгрузить.

Во-вторых, почему вообще необходимо обсуждать фиктивные резервы или что-то предпринимать с ними? Потому что они наносят вред компании, поскольку наличие фиктивных резервов замораживаются денежные средства компании, которые могли бы работать и приносить прибыль. В этом случае замедляется оборачиваемость, физически товара на складе находится много, а не всем клиентам возможно отгрузить.

Управлять запасами в такой ситуации эффективно крайне сложно — на складе будет постоянный излишек, а если в таких резервах будут зарезервированы товары с редкими продажами, то рано или поздно они могут стать и неликвидами. Или бывает такая ситуация: заказ на пополнение тщательно рассчитали, приходит поступление на склад, а через пару дней уже на свободных остатках товара нет. Получается, закупщик/логист плохо работает! Менеджерам по закупкам/логистике приходится постоянно анализировать эти резервы, узнавать у менеджеров будут ли их забирать клиенты, но чаще всего такие действия не приводят к улучшению.

Рано или поздно руководители компании осознают вред этого явления, и в компании начинается борьба с фиктивными резервами. Не только по моему опыту, но и опыту многих компаний — мы этот вопрос часто обсуждаем на семинарах по управлению запасами, единственно действенный метод с фиктивными резервами – это административные меры. Фактически в этом случае менеджерам по продажам запрещается делать фиктивное резервирование. На тех, кто нарушает этот запрет, накладываются определённые штрафы. Такие меры быстро приводят к тому, что менеджеры по продажам прекращают делать эти резервы.  Здесь мы не говорим о резервах под «VIP -клиентов», поскольку это стратегическое решение компании. В данном случае такие резервы могут быть экономически обоснованы. Мы ведём речь о хаотичном резервировании, фиктивном скажем так; потому что чаще всего эти резервы могут вообще не перейти в заказы клиентов. Итак, самое действенное средство против фиктивных резервов – это административный запрет и административный штраф за нарушение. 

Но что делать, если в вашей компании ещё не осознали вред от этой ситуации, а вы работаете с пополнением запасов в закупках или в логистике и постоянно сталкиваетесь с проблемами с обеспечением товаров именно по этой причине? Даже если вы разберетесь в том, что причина проблем с наличием товаров в фиктивных резервах менеджеров по продажам, у вас мало рычагов для влияния на отдел продаж. Некоторые менеджеры по закупкам/логистике пытаются выяснять в продажах будут ли забирать клиенты по резервам, однако такие действия чаще всего малоэффективны. Опять же это связано с тем, что полномочий недостаточно.

Что может сделать в данной ситуации менеджер по закупкам или логистике? В первую очередь вопрос запрета фиктивных резервов нужно поднимать на уровне руководителя компании и показать общий вред для компании. Необходимо показать, что проблема не в том, что вам неудобно работать с фиктивными резервами, а объяснить с точки зрения того, что компания теряет деньги, замораживаются оборотные средства, не отгружаются эти товары другим клиенты. 

Каким образом это можно сделать? В первую очередь отслеживая показатель оборачиваемости по складу. Также можно показать оборачиваемость фактическую по складу и оборачиваемость по резервам. Очень хорошим инструментом может быть отчёт, которым поделился один из участников моих семинаров. Суть этого отчёта в том, что вы выводите в разрезе менеджеров по продажам в разрезе заказов: сумму резервов и средние продажи по товарным позициям в них. Таким образом вы показываете на сколько месяцев или дней продаж сейчас зарезервировано товара за каждым менеджером. По опыту этого специалиста результаты этого отчета очень показательны. Когда собственник или руководитель компании видит какие огромные запасы находятся на складе, именно в резервах, то сразу же начинает принимать меры.

Могу поделиться ещё одной идеей отчёта, которую я применяла в одном из своих проектов. Это отчёт, который позволяет увидеть, какой процент или какая доля из резервов переходит в отгрузки по менеджерам, в этом случае также видно, кто из менеджеров действительно злоупотребляет фиктивными резервами. 

Я сталкивалась еще с таким решением: раз в неделю отдел продаж с руководителем компании и отдела закупок обсуждают резервы клиентам в 1С — какова вероятность, что отгрузка будет, когда она будет. Такой подход позволяет выявить те резервы, по которым не будет отгрузок. Такая прозрачность исключает вероятность фиктивных резервов. Такой подход можно реализовать в компаниях, где небольшое количество заказов клиентов и отгрузок. Они могут быть большими по сумме, но количество незначительное.

Какой бы из этих отчётов вы не применили, самое главное это показать вообще проблему для компании с точки зрения получения прибыли и с точки зрения удовлетворения спроса клиентов. После этого, ещё раз повторюсь, самые действенные меры — административные, прямой запрет формировать фиктивные резервы.