Аудит товарных запасов: сейчас я понимаю, что необходим комплекс мер

В результате аудита товарных запасов получили перечень конкретных действий для улучшения работы с товарными запасами

Ко мне обратился собственник торговой компании по вопросу проведения аудита запасов и моей экспертной оценкой, потому что столкнулись с проблемами с товарными запасами, хотели разобраться как их решить.

Компания специализируется на поставках автомобильных хомутов, 25 лет работает на этом рынке. За это время наработали сильную экспертизу в этой продукции. В настоящий момент поставляет продукцию из Китая и Польши. Компания поставляет лучшую по качеству продукцию при этом поддерживает низкую цену для своих клиентов. При этом собственники компании понимают что сейчас на рынке автомобильных хомутов важны не только качество продукции, но и наличие товара на складе. Этот фактор на сегодняшний момент играет наиболее важную роль для привлечения и удержания клиентов

Основная проблема с запасами в компании в том, что на складе был значительный запас товаров, а продажам продавать нечего. Когда я ставил план продаж руководителю отдела продаж он говорил о том, что он готов его выполнить, но на складе нет ходового товара. Действительно при том, что на складе был запас на несколько месяцев в рублевом эквиваленте – товаров, которые востребованы клиентами, на складе не было. Это было препятствие для достижения целей компании по увеличению продаж и прибыли.
С учетом того, что поставки идут из Китая, быстро невозможно восполнить наличие востребованных товаров, но кроме этого и не всегда достаточно оборотных средств для этого. Необходимо было разобраться как при условиях ограниченных оборотных средств обеспечить наличие востребованных товаров с учетом того, что товары из Китая от производителей, быстро их получить нет возможности.

В рамках аудита был проведен аудит расчета заказа поставщику – были изучены параметры которые использовались при расчете, как определялся прогноз продаж, и какая формула для расчета заказа использовалась. Выяснилось, что в целом использовался правильный подход к расчету заказа. Что нужно было улучшить – страховой запас использовался в размере 1 месяца, а его нужно рассчитывать для каждого товара отдельно.

Во время аудита использовались авторские наработки в расчете и применения показателей обеспеченности товарами, оборачиваемости товаров, и расчете нормативной оборачиваемости какая должна быть при существующих условиях поставки. Важную роль в проведенном анализе играл анализ доходности товаров с учетом условий работы с поставщиками и клиентами. Работа с Китаем имеет особенность – работать приходится с длительным финансовым циклом. Это требует значительных оборотных средств. В аудите применялся авторский подход в оценке доходности, отработанный на десятке проектов. Он позволяет оценить величину рентабельности товаров, какие факторы влияют на нее и каким образом можно увеличить рентабельность. По данной компании было выявлен невысокий уровень рентабельности, что приводит как раз к сложностям – недостаток средств для инвестиций, для развития. Были оценены возможные мероприятия для увеличения рентабельности. В данном случае – это ускорение оборачиваемости запасов на складе – работа с неликвидами, и увеличение частоты поставок от поставщика, это тоже приведет к ускорению оборачиваемости.

Важным аспектом результата проведенного аудита было то, что со стороны эксперта было сфокусировано внимание на то, что в текущих реалиях рынка важно поддерживать и сохранять лояльность клиентов. А для этого важно постоянно поддерживать постоянное наличие товаров на складе, удовлетворять заказы клиентов. Ранее подход был такой: привезли контейнер из Китая, продали его. Это выталкивающая система планирования. Она была актуальна ранее для торговых компаний. Сейчас важно создать систему реагирования на спрос своих постоянных клиентов и сохранять их лояльность.

Уже в рамках аудита был приобретен курс обучения по управлению запасами – Как рассчитать заказ поставщику. В курсе изучаются все параметры которые влияют на величину расчета заказ поставщикам, как их рассчитать, как собирать данные о них. В конце курса участник рассчитывает заказ, осваивает несколько моделей, и умеет рассчитывать показатели оценки эффективности по запасам. Особенность курса в том что практические задания выполняются как на учебных данных так и на товарах и данных компании. Это помогает освоить расчеты именно по своим товарам и сразу же применить их в работе.

Что в итоге?

В результате проведенного аудита получили перечень конкретных действий для улучшения работы с товарными запасами. Получили таблицу с расчетами показателей по товарным запасaм и с результатами анализа текущих запасов.  Получили формулы, по которым рассчитывать заказ поставщику с пояснениями. Получил рекомендации по изменению работы с поставщиками. Есть понимание как работать с неликвидами и излишками.

Что говорит клиент

“Раньше я предполагал, что решение проблем с запасами исключительно кроются в том, что мы не до конца правильно или точно делаем заказы, поэтому необходима была экспертная оценка со стороны. Сейчас, после аудита я понимаю, что необходим комплекс мер – это и частота поставок и регулярность поставок, и контроль неликвидов и тех товаров, которые “зависли” по разным причинам на складе. В результате аудита выявилось, что заказы поставщикам делаются вполне адекватно. При этом есть аспекты, которые необходимо улучшить в расчетах – учитывать сезонность в продажах, страховой запас по ходовым товарам увеличить – сейчас используется страховой запас в размере 1 месяца – по большинству товаров этого не хватает. Особенно критично это по ходовым товарам самым востребованным клиентами.

Те расчеты, которые сделаны во время аудита и те показатели, которые рассматривались, очень интересны и полезны. До этого мы не использовали такие показатели в работе для оценки запасов. Теперь планируем использовать их для оценки работы по закупкам.

Очень ценным было то что мы получили экспертную оценку со стороны и увидели, что опытным путем пришли к правильному пониманию как рассчитывать заказ поставщикам.  Другое дело, что есть шероховатости и нюансы, на которые стоит обращать внимания. О которых никто – ни я, ни мой партнер, раньше не задумывались. С вашей помощью эти слабые места мы закроем и тем самым станем гораздо более успешной компанией”.

 

Проверьте нужны ли вам изменения в управлении запасами в вашей компании — ответьте «да» или «нет» на следующие утверждения о товарных запасах  в вашей компании:

  • На складе всегда есть ходовые товары
  • На складе нет неликвида или он в минимальном количестве
  • Вы точно знаете как заказываются товары у поставщиков и вы уверены что это происходит оптимально
  • Всегда хватает денег на закупку товаров
  • Вы точно знаете в какие товары выгодно вкладывать деньги, а в какие — нет
  • У вас есть показатели, по которым вы оцениваете своих сотрудников в закупках

Если на какие-то вопросы вы ответили «нет» — подумайте, какова степень влияния этих факторов на увеличение продаж и прибыли в вашей компании.

Вы можете связаться со мной и мы обсудим вашу ситуацию и определим направления действий для улучшения.

мой телефон +7 916 2513739

мессенджеры TELEGRAM, FB, WATSAPP, VIBER