05 Янв Как торговая компания избавилась от дефицита товаров и увеличила выручку на 30%. Кейс торговой компании

Негативные последствия  дефицита товара, как правило, бывают двух типов: во-первых, теряется прибыль из-за потерянной продажи, и во-вторых, в результате постоянного дефицита товара клиент может уйти к конкурентам. В этом случае компания теряет всю возможную прибыль, которую мог бы принести этот клиент. В рамках работы с  торговой компанией были выявлены и разобраны причины возникновения дефицита товаров, проведено обучение расчета заказа поставщику, разработан и внедрен автоматизированный инструмент для расчета заказа и отчет для оценки дефицита.

Компания-Заказчик  –  розничная компания, продающая стройматериалы и товары DIY. Распологается в Южно-Сахалинске и насчитывает порядка 55 000 активных артикулов в своем ассортименте. 

Собственник компании обратился по вопросу управления товарными запасами в компании. Основная цель была оптимизация работы с товарными запасами в  компании, в первую очередь стоял  вопрос по снижению уровня дефицита. 

Компания расположена очень далеко от поставщиков: большая часть из  них находится в европейской части России. Сахалин – это остров и доставка сюда связана с большими рисками: во время непогоды перекрывается порт, останавливаются все поставки.  Поэтому компания постоянно ощущала дефицит товаров. Особенность Южно-Сахалинска в том, что когда закрываются порты, то может оказаться так, что на острове нет тех или иных товаров, то есть где-то перекупить невозможно.

Собственник компании обратился за решением проблемы дефицита, потому что он терял значимые суммы, поскольку в розничной торговле – «нет товара – нет продаж». Другими  словами если в магазине полки пустые, то ничего не продаётся. Также собственник хотел решить вопрос автоматизации расчёта заказа поставщику, в связи с тем, что объёмы работ большие, необходимо было стандартизировать и автоматизировать работу менеджеров. Проблема была даже не в том, что некому было автоматизировать, а в том, что некому было грамотно написать техническое задание программисту.  Автоматизация необходима потому что она позволяет  унифицировать расчеты заказа и дает возможность контроля, того как менеджеры рассчитывают заказ поставщику.

Решение:  

Перед началом проекта был проведён аудит:

• провела аудит того как рассчитывался заказ поставщику, выявила проблемы в методике расчета заказа и параметров;
• проанализировала основные показатели по запасам; 
• провела анализ по причинам дефицита. Далее в ходе аудита были разработаны направления, мероприятия, чтобы устранить причины дефицита.

До этого компания так же работала в 1С. В 1С был создан отчёт, который помогал формировать заказ поставщику., Однако во время аудита было выявлено, что этот инструмент не учитывал важные параметры и поэтому он не мог дать качественный результат по запасам. После проведения аудита были выявлены проблемы в управлении товарными запасами, причины их возникновения, в первую очередь причины дефицита товаров. Был разработан проект внедрения изменений из нескольких этапов.

Результат:

Что было сделано в рамках проекта? 

Было проведено обучение сотрудников коммерческого отдела по теме управления запасами «Как рассчитать заказ поставщику». Обучение проводилось онлайн, после чего сотрудники делали домашнее задание. В результате обучения сотрудники освоили основные расчёты заказа и параметров пополнения запаса. 

Была разработана методика, по какой формуле рассчитывать заказ поставщику именно для этой компании, и затем была проведена работа по проверке справочной информации для расчетов. Дело в том, что для качественного расчета пополнения запасов необходимо, чтобы параметры рассчитывались корректно. Были рассчитаны: 

• коэффициенты сезонности по товарным категориям, 
• страховые запасы по товарам; 
• собрана статистика по срокам выполнения заказа 
•  определена четкая периодичность по всем поставщикам.

По разработанной методике было написано техническое задание для программиста 1С и после этого происходило внедрение этого инструмента. Внедрение состояло из нескольких частей. Сначала после работы программиста тестировался функционал, затем ключевыми сотрудниками коммерческого отдела тестировался расчёт заказа по двум поставщикам. По итогам этой работы были выявлены несоответствия, а также обнаружено, что ещё нужно доработать. Лишь после окончательной доработки все сотрудники начинали работать с автозаказом. Перед стартом работы для  всех  сотрудников было проведено обучение, а потом их работа сопровождалась индивидуально. То есть с каждым сотрудником разбирались их заказы поставщикам, обсуждались вопросы, которые возникли и разбирались разные ситуации, с которыми сталкивались менеджеры при расчёте заказа поставщику.

В рамках этого проекта использовались наработки по расчётам заказа поставщикам, которые были накоплены в ходе предыдущих проектов, а так же Ольга Правук применила опыт по поэтапному внедрению автоматизированных инструментов по управлению проектов. Очень важно, чтобы оно происходило поэтапно: переход к новому расчёту должен происходить постепенно, чтобы сотрудники успели освоить и выработать новые навыки работы.

В ходе работы над этим проектам было выявлено 14 причин возникновения дефицита. В ходе проекта работа строилась по избавлению от этих причин. Одни из них влияли на дефицит более значимо, другие – менее. Часть из причин были исправлены изменением подхода к расчёту заказа поставщику: он был автоматизирован. Таким образом, внедрение автоматизированного инструмента, изменение алгоритма расчёта заказа привело к тому, что часть причин дефицита была исправлена и больше не повторялась. Такая причина как, например, ненадежность поставщика, решалась путём поиска альтернативных поставщиков. Эта работа длительная, она может продолжаться и год. 

В рамках этого проекта были привлечены два сотрудника коммерческого отдела – руководитель и самый опытный сотрудник отдела, у которого есть навыки постановки задач программистам. Далее этот сотрудник уже помогал настраивать работу своим коллегам. Вся работа проходила удалённо. Сейчас в 1С есть инструмент для работы по расчёту заказа поставщику, 

Следующим шагом было: разработка отчета, с помощью которого рассчитывается показатель обеспеченности. После того как отчет автоматизировали в 1с, показатель обеспеченности постоянно отслеживается. С помощью этого отчета руководитель отдела оценивает работу менеджеров, но также с его помощью можно выявлять причины дефицита и работать уже с ними. Также он является показателем работы менеджеров коммерческого отдела и входит в KPI этих сотрудников. Этот показатель разработан Ольгой Правук в ходе работы с разными компаниями. Он учитывает наличие товаров на складе и страховые запасы, а так же учитывается доля каждого товара в обороте компании.

Сложности работы проекта были связаны в основном с тем, что сотрудники коммерческого отдела и его руководитель были значительно загружены. Непросто было найти время для внутренних изменений. Ещё одной большой сложностью является сопротивление новому. Это обычное явление при внедрении изменений – кто-то из сотрудников достаточно быстро принимает и начинает использовать новое, а кто-то – сложно и долго. В этом проекте не было увольнений.

Проект длился около полугода. При этом значительная часть времени ушла на разработку. Разработчик 1С был «узким местом» и эта работа длилась долго, поскольку попадала на праздники, выходные и отпуск. Здесь нужно отметить, что в таких проектах уровень квалификации разработчика и наличие ресурса разработчика 1С является критичным. В данном проекте привлекался разработчик из компании франчайзи, которая обслуживала эту компанию. 

Выводы: При внедрении новой системы управления запасами меняются подходы к расчёту заказа поставщика. Когда в компании работает много людей, (в данном случае в отделе работало 10 человек) то необходимо проводить вначале обучение сотрудников и желательно в офлайн формате. Очень важно, чтобы у сотрудников, которые уже начали использовать новые инструменты, произошли изменения в их мышлении,  расширилось представление о расчетах и подходах в работе с запасами. Как раз именно этот эффект дает обучение. Также в оффлайн семинар позволяет повысить мотивацию и вовлеченность всех сотрудников. В данном случае, в силу удалённости самой компании, было проведено обучение онлайн. Поэтому в процессе, когда сотрудники уже участвовали в проекте, сопротивление было более сильным, чем, если бы обучение изначально проводилось в офлайн формате. Обучение в офлайн формате позволяет значительно повлиять на изменение мышления и потом снизить сопротивление изменениям.

Отзыв руководителя коммерческого отдела Людмилы Золощенко:

«Ольга начала работу в качестве эксперта с нашей компании с выявления таких важных для жизнедеятельности любого предприятия показателей, как замороженный капитал, уровень неликвидного товара, излишков и дефицитов. В доступной форме весь отдел пересмотрел подход к ведению закупа, вложению денег, произошли изменения нашего мышления, фокусирование на действительно важных аспектах, внедрила систему работы с неликвидами, разработала отчет, который был внедрен в программу 1С, который наглядно показывает неликвидный товар, его количество и стоимость. 

Наконец-то в нашей компании появился хороший, удобный и «правильный» автозаказ, который учитывает остатки, резервы, товары в пути, сезонность, сроки поставки, страховой запас, кратность поставки, скорость реализации, что позволяет избежать дефицитов. Кроме того, сверка заказа поставщику со счетом происходит путем заливки данных, не надо вручную сверять каждую позицию по количеству и цене, наглядно видны все расхождения. Благодаря внедрению автозаказа выручка компании увеличилась почти на 30% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, значительно увеличилась обеспеченность – с 78% до 94%. Работа по устранению дефицита дала результат!”

Очень важно найти причины появления дефицита/излишков в компании. Выявив причины появления неликвидов, мы можем прописать алгоритмы действий: 

• как бороться с дефицитом и неликвидами;
• как предупредить их появление.

С удовольствием проведу бесплатную диагностическую встречу для вашей компании, если вы хотите стать на путь изменений, которые в конечном итоге приведут к росту прибыли.  Оставляйте свою заявку любым удобным для вас способом и я свяжусь с вами, чтобы обсудить детали.

Оставьте заявку для получения диагностического звонка по моим контактам:

тел: +7 (916) 251-37-39
мессенджеры: WhatsApp, Viber, Facebook
или на почту: opravuk@uppravuk.net

Копирование статьи возможно только вместе с этим текстом, с обязательным указанием автора, и ссылки на первоисточник: https://uppravuk.net/