Дефицит товара: график размещения заказов и его исполнение. Дефицит товара на складе. Ольга Правук

Дефицит товара: график размещения заказов и его исполнение

В этой статье я хотела бы рассказать об одной распространённой причине возникновения дефицита товара — это наличие и исполнение графика размещения заказов.

Дефицит товара может возникнуть как в случае отсутствия самого как такового графика размещения заказа, так и в случае если этот график есть, но он не исполняется. Отсутствие закрепленных дней или дат размещения заказа чаще всего сигнализирует о том, что менеджеры, которые рассчитывают заказ, определяют момент заказа “на глаз”. Это выглядит следующим образом, они ежедневно просматривают остатки и экспертно определяют, что остатков уже мало и таким образом определяют, что необходимо размещать заказ. Встречается еще подход когда момент размещения заказа определяется по тому, насколько заполнены полки в магазине или на складе.

Чем плох такой подход? При таком подходе высока вероятность, что по товарам будет дефицит, потому что момент размещения заказа может быть упущен.

Дело в том, что на восполнение остатков требуется время. Существует срок выполнения заказов поставщиками, и эти сроки различны — от 2 дня до нескольких месяцев. В момент когда менеджер по закупкам/категорийный менеджер просматривает остатки он не может одновременно оценить средние продажи/прогноз продаж по этим товарам и какой срок выполнения заказа по ним. Да, есть опыт и экспертность, но объективно все расчеты на глаз сделать невозможно. Поэтому просмотр остаток без понимания на какой период продаж этого остатка хватит не может служить надежным методом для определения момента заказа.

При таком подходе к размещению заказов высока вероятность того что по каким-то позиции будет дефицит.  Для предотвращения таких ситуаций необходимо устанавливать четкую периодичность размещения заказов. Чаще всего такая периодичность устанавливается в виде графика. Особенно важно наличие такого графика при большом количестве поставщиков, он помогает управлять этим процессом

Но даже наличие графика размещения заказов не дает гарантию того, что товары всегда будут на складе без дефицита. Ведь для того, чтобы товар появился на складе, необходимо, чтобы менеджер его сформировал и отправил поставщику. Речь идёт об исполнении такого графика размещения заказов. Безусловно ответственный менеджер по закупкам/категорийный менеджер будет исполнять заказ поставщику, потому что он понимает, что иначе будет дефицит на складе. Но, к сожалению, не все сотрудники высоко ответственные и мотивированные. Для того, чтобы исключить влияние человеческого фактора важно предусмотреть контроль исполнения графика размещения заказов каком-либо виде.  Контролировать исполнение график размещения заказа можно путем ведения файла в общем доступе с графиком размещения заказа, в котором менеджеры отмечают номер сформированного заказа.

Такой файл могут заполнять самим менеджеры, а руководитель отдела может периодически выборочно проверять. Другой вариант, исполнение заказов отмечает независимый человек, например, ассистент руководителя, помощник руководителя, — сотрудник, который не заинтересован в том, чтобы искажать данные об исполнении заказа.

Есть еще один инструмент для того чтобы сотрудники ответственные за формирование и размещение заказа гарантированно исполняли и не забывали это делать — это чек-листы. В чек-лист закладываются все операции которые необходимо выполнить по размещению заказа и потом отмечается исполнение их. Это помогает не упустить важное и при этом можно контролировать исполнение графиков размещения заказов.

Одним из вариантов контроля исполнения заказов, а также обеспеченности товарами является отчет, в котором отображаются будущее продажи, поступления и прогнозы продаж по дням или по неделям, в зависимости от периодичности размещения заказа.  С помощью такого отчета можно контролировать размещение заказов, но он также позволяет руководителю отдела, директору по продажам или компании видеть ситуацию с обеспеченностью товарами на будущее. Кроме этого менеджеры по закупкам/категорийные менеджеры могут отслеживать по своим поставщикам насколько их заказы обеспечивают будущую потребность и быстрее реагировать в случае если ожидается дефицит товара. Этот отчёт достаточно просто автоматизировать, основная сложность — это наличие прогноза на будущие периоды. В случае если спрос относительно равномерен, можно использовать среднюю продажу для этого отчета. Если у товаров есть сезонность в продажах, то для реализации данного отчета необходим прогноз на будущие периоды, которые будут учитывать увеличение или снижение спроса в сезон.